Mail, una obra de arte

Ok, estamos claros que escribir una carta o dejar un tarjeta con unas notas hechas a mano, se está transformando en algo del pasado. Aunque para los entendidos, es un detalle sumamente exclusivo, personal y con el que se queda muy bien, en especial, porque significa que le dedicó tiempo y mente a alguien, más aún si supo elegir un papel elegante y una pluma de calidad con la que pueda compartir unas palabras.

Hoy, el WhatsApp y el email son las vías de comunicación más usadas por el mundo, sin embargo y pese a ello, siguen existiendo personas que no tienen ni la más mínima idea de cómo usarlos y ni siquiera aplican las reglas más básicas del español a la hora de escribir un correo electrónico, hacerlo es toda una obra de arte.

Primero, muchos suelen no responder el correo que se les envía, cosa que es la falta de respeto más flagrante que pueda existir ya que, ignorar a otra persona, es de hecho el acto más agresivo que pueda cometerse con otro ser humano.

Ni hablar de aquellas personas que suelen escribir en mayúsculas cerradas, con la excusa bien barata de que así, evitan las reglas de acentuación, el hacerlo significa que está gritando y más si utiliza negritas o subrayado, adicional, las mayúsculas se acentúan.

Por demás, hay quienes les gusta poner tono al correo, cuando la regla de oro es jamás hacerlo. Es por esto y otra gran cantidad de ejemplos que podría compartir, me permito anotar algunos tips a la hora de redactar un mail.

El e-mail es una parte importante de las relaciones empresariales hasta el punto de que, en ocasiones, ni siquiera conocemos físicamente a las personas con las que mantenemos contacto diario por esta vía. Por eso resulta tan importante contar con herramientas emocionales que nos permitan gestionar de forma adecuada esta forma de comunicación.

Se cuenta que Abraham Lincoln era muy aficionado a escribir cartas mordaces cuando algo le sublevaba. Pero jamás las enviaba. Disparaba su furia con la pluma y, al día siguiente, cuando se había tranquilizado, redactaba un nuevo escrito más conciliador y constructivo que hacía llegar al destinatario. No siempre fue así. El reto a un duelo a muerte por una misiva especialmente cruel le hizo aprender a gestionar bien sus emociones.

Regla 1. Llame al destinatario por su nombre. Todo e-mail, aunque acabemos de hablar por teléfono con el destinatario o nos hayamos cruzado con él hace un momento, debe empezar con un saludo como norma elemental de cortesía. Pero, además, no es lo mismo decir «Hola», que “Hola, Luis”. Tenemos que escribir el nombre de la persona a la que vamos a dirigirnos. Viene a ser algo parecido a mirar al otro a los ojos si lo tuviéramos delante, una especie de reconocimiento.

Regla 2. Empiece con un resumen: Iniciar la primera línea con una especie de resumen de lo que vamos a decir facilita las cosas y centra la atención. “Te escribo en relación con la reunión de mañana, para acordar los puntos que debemos tratar”. Así se hace más fácil para el receptor entender el contenido, pero también es útil para el emisor, porque centra el motivo del correo electrónico.

Regla 3. Escriba correctamente: Frases sencillas, cortas, con sus comas y sus puntos; párrafos breves, de fácil lectura. Queremos que se nos entienda bien, incluso podemos usar enumeraciones que faciliten la comprensión. Un correo no puede estar descuidado, porque eso demuestra que no hemos dado importancia al mensaje ni al destinatario. Así que debemos leer y releer para comprobar que lo que decimos se entiende y que no se nos ha colado ninguna imprecisión, ninguna falta de ortografía, ninguna errata, ningún error de puntuación.

Regla 4. Sea breve: No hay que molestar ni abusar del tiempo de los demás. La claridad está reñida con la longitud. Si tenemos que aportar mucha información, será mejor hacerlo en un documento Word o PDF aparte, no en el cuerpo del mensaje, pero habrá que avisarlo en el texto para evitar descuidos: “Adjunto tres archivos sobre...”.

Regla 5. Transmita confianza: Hay que hacer que el destinatario sienta que confiamos en él. “Como hiciste tan bien la vez pasada...”, “Sé que puedo delegar en ti”, “Me gusta trabajar contigo”, “Eres perfecto para este proyecto”. Los equipos trabajan más y mejor cuando se confía en ellos.

Regla 6. Evite la ironía y el sarcasmo: Salvo que alguien lo conozca muy bien, es mejor escribir de manera neutra, porque nadie va a ver su sonrisa en un escrito. Los lenguajes corporales y gestuales, tan importantes para transmitir emociones, están ausentes cuando escribimos.

Regla 7. Si usted habla en serio, evite los emoticonos: Las caritas sonrientes, llorando de risa o guiñando un ojo han tenido que inventarse precisamente como apoyo para transmitir emociones en la escritura, y son realmente útiles en nuestros e-mails y WhatsApps informales, pero están de más en un correo profesional.

Regla 8. Piense antes de escribir: Nuestras respuestas emocionales ante un estímulo son como las olas, tienen sus crestas y sus valles. A veces pasa: recibe un e-mail que lo indigna y quiere responder al momento. ¡No lo haga! Entrenar su inteligencia emocional lo va a ayudar a pararse, pensar, si necesita ir a morder el papel higiénico vaya antes de contestar de forma agresiva. Quizá sea mejor llamar por teléfono o hablar personalmente o escribir de forma conciliadora luego de relajarse... recuerde, es mejor ser rey de su silencio que esclavo de sus palabras.

Cierro con esta estadística muy actual: el 85% de los despidos en las empresas se debe a la mala comunicación y, dentro de esa mala comunicación, está el hecho de que muchos le ponen tono al mail y vienen las malas interpretaciones y peleas.