Seis diagramaspara facilitar la toma de decisiones empresariales

Las recientes declaraciones de la directora del Fondo Monetario Internacional (FMI), Kristalina Georgieva, acerca de que la recuperación económica mundial sería larga, desigual e incierta, nos llama a la reflexión y nos alerta con respecto a las precauciones en la toma de decisiones desde el punto de vista personal, económico y organizacional.

Ahora, ¿qué podemos hacer?, ¿qué consideraciones debemos tener para evaluar cada situación de la manera más amplia, objetiva y clara posible y tomar buenas decisiones?, ¿es recomendable asumir o seguir asumiendo decisiones basadas en nuestros instintos?

En momentos como el actual debemos ser más objetivos, quitarnos en muchos casos las manos del corazón y dejar que el raciocinio nos lleve a tomar decisiones acertadas, pero, ¿de qué herramientas nos podemos valer para la resolución efectiva de conflictos?

Lo primero que debemos decir es que se trata casi de una predicción del futuro, pero esa decisión no puede obedecer solo a un instinto o a nuestras vísceras, como si dispusiéramos de una bola de cristal que nos ayudará a elegir la mejor manera.

“Solo dos cosas pueden cambiar nuestra realidad: la suerte y la calidad de la toma de decisiones, y la segunda es la única que podemos controlar”, como dice Annie Duke en su libro How to Decide o Cómo decidir traducido al español. “Es importante mejorar los procesos, porque es la única cosa sobre la cual tienes control en la determinación de tu calidad de vida”.

Confiar en nuestros instintos podría traernos resultados en algún momento, pero no siempre es así y mucho menos en períodos como el actual y en los mercados postpandemia, por lo que más que nunca debemos valernos de los métodos que existen y que ya han sido probados por muchas organizaciones para la toma de decisiones acertadas, con resultados predecibles y muy pocas veces alterables.

En la actualidad hay muchos diagramas, procesos o esquemas que ayudan a las organizaciones y a las personas a la mejor toma de decisiones. Citaré los más conocidos y probados, como el Diagrama de Pareto, el Diagrama Ishikawa (Espina Pescado o de Causa – Efecto), el Diagrama de Afinidad o KJ, el Árbol de Decisión, la Matriz DOFA o FODA, y el Método Kepner Tregoe.

Es utilizado con regularidad para identificar la o las causas que originaron el problema, permite identificar las prioridades más relevantes del mismo y según este método, el 80% del problema se soluciona eliminando el 20% de las causas que lo originaron; en otras palabras, el 20% de los errores trascendentales causa el 80% de los problemas.

Concretamente este tipo de diagrama es utilizado para conocer cuál es el factor o factores más importantes en un problema; determinar las causas del problema, decidir el objetivo de mejora y los elementos que se deben mejorar.

Creado por el profesor Kaoru Ishikawa, en Tokio, es una herramienta perfecta para evaluar procesos, y permite organizar grandes cantidades de información sobre la situación planteada y determinar exactamente las posibles causas.

Este diagrama debe ser utilizado cuando se pueda contestar “sí” a una o a las dos preguntas siguientes: ¿Es necesario identificar las causas principales de un problema? ¿Existen ideas y/u opiniones sobre las causas de un problema? La premisa fundamental del mismo es que con frecuencia, las personas vinculadas de cerca al problema que es objeto de estudio se han formado opiniones sobre cuáles son las causas del mismo, lo que en ocasiones nubla la posibilidad de solución.

Creado por Kawakita Jiro, es uno de los favoritos ya que implica la realización de tormentas de ideas con todos los involucrados, permitiendo aglomerar hechos, criterios e ideas sobre áreas que se encuentran en un estado de desorganización, ayudando a agrupar a los componentes que se relacionan de forma natural.

Ideal para la toma de decisiones difíciles, llega a convertirse en una especie de juego ya que se trabaja escribiendo las ideas en post its o stickers y agrupándolos según las similitudes que tengan entre sí.

También puede ser usado para propósitos distintos del análisis de un problema, como por ejemplo casos exitosos que quieran multiplicarse o cuyos resultados quieran replicarse en otro tipo de situaciones, por lo que su función como herramienta de planeación es perfecta.

Es un mapa de los posibles resultados de diferentes decisiones relacionadas, que permite comparar las acciones según costos, beneficios y probabilidades, comenzando con un nodo único que luego deriva en otros nodos como el de probabilidad, el de decisiones y el nodo de terminales, que serían los resultados definitivos por las decisiones tomadas.

El Árbol de Decisiones puede llegar a convertirse en un instrumento complejo dependiendo de la cantidad de ramificaciones de nódulos que se generen, por lo que las decisiones deben tomarse una vez revisadas con detenimiento todas las aristas del mismo.

Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas, es quizá la matriz de ayuda más conocida para la toma de decisiones y para la elaboración de la planeación de una organización.

Esta matriz se basa en descargar en ella por cuadros todo aquello que tiene valor en cada situación evaluada, lo que permitirá identificar los pros y los contras de la misma, lo que puede afectar y beneficiar, y con base en ello, tomar la mejor decisión.

La importancia de esta matriz radica sobre todo en que para su elaboración deben participar todas las áreas involucradas; esto permite al mismo tiempo evaluar la visión que tienen las mismas de sus propias áreas.

Es una herramienta para obtener, priorizar y evaluar información. Es un método muy utilizado en la gestión empresarial y se basa en la valoración y priorización del riesgo, buscando más que descubrir la solución perfecta, la mejor opción posible con las mínimas consecuencias negativas.

Todos estos esquemas, métodos, diagramas o procesos nos permiten contar con las herramientas suficientes para tomar decisiones acertadas, más allá de cómo nuestros instintos nos puedan orientar; lo importante para estos casos es que los líderes de las organizaciones se hagan rodear de gente igual o más preparada que ellos, sin temor a reconocer que no tienen conocimiento acerca de todo y con la humildad suficiente para pedir ayuda.

La planeación, en cada momento de nuestra vida y en la era postpandemia, nos permitirá estar mejor calificados para la toma de decisiones, evitar errores y obtener los mejores resultados, pero esto dependerá en gran parte de lo involucrados que estemos con todo nuestro equipo de trabajo y de la capacidad que tengamos para escuchar sus opiniones sin demeritar ninguna.

El autor es presidente y cofundador de Trust Corporate