Cómo hacer reuniones productivas y gratificantes

Hay varios peligros en las reuniones: no hacerlas o hacer demasiadas; hacerlas muy cortas o muy largas; hablar de nada o hablar de todo. Como en casi todos los aspectos de un negocio, encontrar el equilibrio adecuado es un arte que se perfecciona con el tiempo, y las reuniones de trabajo son clave para mantener al equipo concentrado y dirigido hacia un mismo objetivo.

En muchas ocasiones, estas reuniones suelen ser tediosas y aburridas, aquellas instancias creadas originalmente para discutir ideas y concretar planes de acción, pero que, más de alguna vez, terminan siendo una verdadera pérdida de tiempo.

El objetivo que se busca es concretar o revertir situaciones adversas y no convertirlas en una molestia, para quien la organizó ni para quienes debieron asistir.

Una de las primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, puede ser a través de un e-mail , que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán. ‘El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás’, por lo que deben asegurarse de convocar solamente a aquellos que realmente tienen el poder de decidir sobre los asuntos que se vayan a tratar.

Algo que no debe fallar es la puntualidad, ya que así será posible discutir los temas agendados, sin extender demasiado la cita (lo ideal es que no superen los 45 minutos de duración).

Según los especialistas, el horario recomendado para llevar a cabo la cita es a las 9:00 horas, cuando el día recién comienza, o después del horario de almuerzo, a eso de las 15:00 horas.

Si ya delimitaste los puntos a discutir, deben acogerse a esos y no otros. Los temas más importantes se deben colocar al principio de la reunión, ya que te ayudará a ganar legitimidad para próximas ocasiones.

Controla cualquier intervención que se aleje del orden del día e informa a los asistentes de que ese puede ser objeto de otra reunión. El expositor debe ser capaz de identificar cuándo la discusión se está desviando a otro punto, y ser lo suficientemente sutil y elegante como para dar a entender que lo que se está conversando no es el punto, y así volver al eje.

Es absolutamente necesario manejar las reuniones con una pequeña cuota de humor o rompehielos que distiendan el ambiente. Un buen expositor sabe identificar cuándo la audiencia necesita relajarse un poco, distenderse, concentrarse, cuando se sienten incómodos, y cuándo es el momento de hacer un descanso.

Para que la reunión sea más rica y realmente productiva debes permitir que todos participen aportando ideas, incluso animar a aquellos que se muestren reticentes, siempre y cuando éstas sean constructivas.

No toleres las salidas de tono ni las ideas que ataquen a alguno de los participantes.

Tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes.

En resumen, las reuniones de trabajo han de tener un propósito. Debe ser conocido por todos los asistentes, y se debe animar la preparación de antemano. Las personas realmente motivadas no quieren estar en una sala esperando a que otro termine de hablar sobre un tema que casi no le afecta.

Organiza tus reuniones y verás cómo sube el entusiasmo y la productividad de tu negocio.

ELIZABETH HERNÁNDEZ