El manual de prevención y el perfil de riesgo

El Decreto Ejecutivo 35 de 2022 subrogó el 363 de 2015, que reglamentaba la Ley 23 del mismo año, sobre prevención de lavado de dinero. Este decreto incrementa de manera significativa los requisitos de debida diligencia, en plena concordancia con el reciente Acuerdo 002-2022, emitido por la Junta Directiva de la Superintendencia de Sujetos No Financieros.

Uno de los aspectos más significativos es su artículo 21, que establece claramente que la tercerización de los servicios de cumplimiento, deberá realizarse únicamente a través de empresas con Licencia para brindar estos servicios, debidamente autorizadas por la Superintendencia de Sujetos No Financieros.

Por otro lado, en su artículo 8 se establece la obligatoriedad de adoptar un manual de prevención de blanqueo de capitales, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de las armas de destrucción masiva. Cuando escuchamos por primera vez “manual de prevención”, nos puede parecer algo sumamente complejo y especialmente costoso. Sin embargo, el manual de prevención no es más que poner por escrito aquello que hacemos dentro de nuestra práctica privada para ejecutar a cabalidad las leyes de prevención de lavado de dinero. En términos sencillos, el manual de prevención es, redactar en blanco y negro cómo hacemos las cosas y quien es responsable de cada una de ellas, incluyendo los alcances de dichas funciones.

El Artículo 7 reitera la obligación de adoptar un enfoque basado en riesgos y para hacer eso, es necesario en primer lugar definir qué es un perfil de riesgo. Para explicar este concepto, utilizaré una analogía moderna. Las fotografías. El perfil de riesgo es una fotografía que tomamos a la persona que estamos evaluando. Esta fotografía se le debe tomar a todos nuestros clientes y en algunos casos a los proveedores y empleados (dependiendo del sujeto regulado y las normas que aplican a cada uno). Así como en la fotografía tomamos en consideración la luz, la hora, el entorno, la calidad de la cámara, en materia de prevención debemos considerar los factores que involucran riesgo en la relación con este tercero que estamos evaluando. Los factores que debemos tomar en consideración para clientes y proveedores (estos últimos para los sujetos obligados que aplique), serán los siguientes:

Clientes: su nacionalidad, domicilio y lugar donde ejerce sus actividades profesionales.

Productos y servicios ofrecidos.

Canales de distribución: cómo recibe a sus clientes, formas de pago.

Riesgos geográficos.

En el caso de los abogados y contadores que brindan servicios incluidos en la Ley 23, es necesario que además nos tomemos una selfie. Esto quiere decir que el sujeto regulado (abogado o contador), deberá autoevaluarse e incluir, además de los factores que detallé arriba, los siguientes (Artículo 3 del Acuerdo 002-2022):

La evaluación nacional del riesgo.

Los informes de riesgo sectoriales.

Cualquier otra información pública emitida por la Superintendencia de Sujetos No Financieros y/u otras autoridades competentes.

Artículos de prensa y otra información pública disponible.

Si pudiéramos establecer una guía fácil de implementación de las normas de prevención de lavado de dinero, sería algo como esto:

1. Inscripción ante la Unidad de Análisis Financiero.

2. Inscripción ante la Superintendencia de Sujetos No Financieros.

3. Cumplir con los reportes periódicos:

a. Reporte de transacciones en efectivo.

b. Revisión y contestación de las listas ONU.

4. Adoptar nuestro manual de prevención de lavado de dinero.

5. Adoptar nuestros formularios de vinculación para persona jurídica y natural.

6. Solicitar a nuestros clientes los requisitos actualizados conforme al Decreto Ejecutivo 35.

7. Investigar a todas las personas naturales involucradas en las estructuras (cada una de ellas), así como a las personas jurídicas, apoyándonos con herramientas de búsqueda especializadas para ello o en última instancia, Google.

8. Descartar la información encontrada que no es relevante y analizar la que sí lo es.

9. Aplicar el perfil de riesgo a cada persona natural y jurídica involucrada en la estructura.

10. Emitir un informe final con lo actuado, autorizado por la persona que se designe para ello en el manual de prevención.

El incumplimiento de esta hoja de ruta, equivaldría a la imposición de multas al sujeto regulado, que como ya hemos comentado en artículos anteriores, son sumamente onerosas.