Trabajo remoto: productividad efectiva en tiempos de pandemia

Cuando surgen emergencias sanitarias de gran índice mundial, los empleadores y colaboradores deben verse en las filas de la creatividad para impulsar la productividad de sus equipos y crear ambientes que propicien una buena comunicación y crecimiento profesional.

El teletrabajo se ha vuelto la herramienta laboral de modalidad minoritaria en diversos países afectados por el coronavirus, y que tendrá mayor expansión por medio de las leyes de cuarentena o autoaislamiento frente a la pandemia.

Si se está ejerciendo el teletrabajo, el rendimiento de las labores podría verse afectado por diversos factores. Entonces, ¿cómo puedes acomodar tu casa para sacar el máximo provecho a las asignaciones laborales? La pregunta puede tener diversas respuestas: una rutina funcional, cambiar de lugar todo para dar una sensación de orden o incluso poner alarmas cada cierto tiempo. Sin embargo, lo más importante es entender que los teletrabajadores tienen que gestionar su tiempo.

“Existe una tendencia a trabajar más horas cuando se trabaja fuera de una oficina; una situación que puede generar conflictos familiares debido a las múltiples funciones y compromisos laborales”, explica Krizia Matthew en un artículo de la revista América en Movimiento. Por esta razón encontrar el equilibrio entre las horas establecidas para el trabajo y el tiempo dedicado a la familia u otras actividades es clave para llevar a cabo un periodo de teletrabajo eficaz.

Los avances tecnológicos han permitido que, en la actualidad, las comunicaciones entre equipos de trabajo sean más fluidas aunque algunos no se encuentren en el mismo espacio físico. En casa se puede asignar un cuarto, una esquina o una sala abierta para los horarios de trabajo, adecuarla y acondicionarla para lo que se requiere de las asignaciones.

Trabajar en la 'nube' puede ser de gran utilidad para ayudar a crear un ambiente de 'oficina' en el hogar, sin ser demasiado intrusivo al espacio familiar. Si se vive en familia se debe acentuar la necesidad de privacidad y la menor intromisión posible; contrario a si se vive solo, donde la voluntad deberá ganarle a la pereza con hábitos saludables cotidianos como: apagar el teléfono (que no sea del trabajo) por diez minutos cada hora, mantener ejercicios de respiración y relajación, musicalizar la jornada con sonidos tranquilos o de naturaleza y eliminar todo objeto distractor a tu alrededor hasta finalizar una tarea.

Claudia Escobar, gerente de País en Manpower Group, considera que para optimizar el teletrabajo “lo principal es recordar que trabajar desde casa puede implicar un mayor reto por las distracciones que pueda haber. Es importante tomar las previsiones de cuidado de hijos y atención al hogar; si hay familiares en casa, es importante conversar con ellos y pedirles que no les interrumpan durante la jornada de trabajo y esperen a sus recesos para conversar con ellos”.

Además, recomienda adecuar un espacio cómodo, preferiblemente apartado, para poder concentrarse en la realización de sus actividades de trabajo, contar con un sitio alterno a casa para trabajar como un café internet para aquellos casos en que necesites mayor concentración de la que puedes obtener en casa, crear una rutina en cuanto a horarios para tomar descansos breves y para tomar el almuerzo.

“Recordemos que las acciones repetidas ayudan a nuestro cerebro a crear hábitos, lo que nos va a ayudar a hacer más fácil mantener la disciplina y concentración necesarias para realizar nuestro trabajo fuera de la oficina”, explica la ejecutiva.

Sugiere organizar el día de trabajo en función de tus metas semanales y atendiendo las tareas más importantes primero. “Mantén una buena comunicación con tu jefe inmediato a los fines de que puedas cumplir con los objetivos planteados y que puedan generar planes de acción para aquello que, por alguna razón, no se pueda alcanzar”.

Escobar puntualiza que al reducir significativamente el tiempo empleado en la movilización hacia el trabajo, se logra optimizar el destinado a la vida personal. "El tiempo que se invierte en el tráfico se utiliza para pasar más tiempo con la familia. Esto a su vez, se traduce en una mayor satisfacción laboral".

Cita como un elemento primordial que la empresa, además de dotar a la persona de las herramientas necesarias, "se asegure de establecer objetivos claros en cuanto a las funciones que la persona va a realizar desde casa para que el empleado sepa qué se espera de él y la compañía, a su vez, tenga cómo medir dicho cumplimiento. Además, es vital compartir lineamientos en cuanto a disponibilidad para atender llamadas o tener video conferencias, tiempos de respuesta, etcétera para que las personas estén preparadas".

Si es la primera vez que se ejerce el teletrabajo, no se debe entrar en pánico por volverse multitarea, pues existe ayuda digital mediante aplicaciones para los dispositivos móviles que representan una manera sencilla, rápida y manejable de organizar el tiempo de la jornada.

Algunos ejemplos son: Slack, la aplicación ideal para mantener canales de comunicación específicos con tus compañeros de trabajo, enviar archivos, tener conversaciones privadas y enlazar aplicaciones como Google Drive, Calendar de Google y demás herramientas que agilicen la gestión de trabajo. Es compatible con computadoras en sus versiones para IOS y Android, y una versión gratuita con funciones limitadas.

Si lo que se desea es mantener videoconferencias en alta resolución y buena conexión, Zoom es la aplicación adecuada para la tarea. Permite tener más de 100 personas conectadas al mismo tiempo, grabar las reuniones y entrelazar servidores de correo como Outlook, Gmail, entre otros.

Para mantener el ritmo de las cuentas de redes sociales, campañas digitales de mercadeo, ventas y atención al cliente, la app Hubspot puede ser una aliada en el teletrabajo que conlleve proveer servicios por parte de la organización a una gran cantidad de clientes.

Por el lado de las finanzas, el sistema contable de Alegra permite llevar a cabo procesos administrativos y de facturación electrónica desde casa, presentar reportes y métricas actualizadas sin necesidad de ir a la oficina, además de contar con un sistema integrado de marketplace que permite añadir sitios de distribución digital como Asana, Mailchimp, entre otros. La aplicación es sencilla incluso para quienes no son contadores y permite descargarse en versiones de iOs y Android.

El trabajo remoto es ahora el comodín de numerosas compañías que en todo el mundo han sufrido la abatida del Covid-19, una realidad que ha impulsado su implementación aun en culturas más conservadoras y resistentes al cambio.

Un caso del que no escapa Panamá, donde el sector público y privado han tenido que plegarse a considerar y aplicar esta modalidad que ya era de vieja data para compañías y multinacionales en otras latitudes.

De hecho, la Ley 76 que regula el teletrabajo en el territorio nacional fue sancionada por el presidente de la República, Laurentino Cortizo, el 18 de febrero. Esta normativa regula el trabajo remoto en el territorio nacional “con el objetivo de generar un mayor número de plazas de empleo, y poner al país acorde con los avances tecnológicos”.

La ley establece que el trabajador tendrá todos los derechos y obligaciones inherentes establecidos en el Código de Trabajo, así como derecho al reconocimiento por la Caja de Seguro Social de los riesgos profesionales ocurridos durante la prestación del servicio en modalidad del teletrabajo, siempre que el teletrabajador sufra alguna enfermedad a causa de sus labores durante la vigencia de la relación laboral.

Se trata de una norma que se suscribe a la urgencia impuesta por la emergencia nacional declarada tras el diagnóstico de los primeros casos de coronavirus en el país. Este martes, Mitradel anunció que habilitará el adiestramiento en línea para capacitar en la materia.

Aunque haya renuencia, en algunos casos, el trabajo remoto no es necesariamente una amenaza a la productividad, todo lo contrario. Para Augusto Méndez, psicólogo con amplia experiencia en el campo organizacional, esta modalidad permite marcar un precedente en suelo istmeño y debe llevarse a cabo siguiendo recomendaciones como mantener un esquema apegado a la rutina habitual.

“Si usted va a ejercer funciones desde su casa, mantenga la misma rutina que realiza cuando sale de esta. Y debe procurar que en los espacios en los que va a trabajar no haya distractores que impidan la concentración”, explica.

Méndez señala que es indispensable buscar mecanismos que otorguen comodidad al colaborador mientras desempeña su jornada, tomando también períodos cortos de descanso. “Evite trabajar cerca de televisores, juegos de video o lugares en los que esté el resto de la familia. No se recomienda laborar desde la cama, porque automáticamente el cerebro piensa en sueño y descanso. Lo mejor es ubicarse en un espacio neutro”.

“Todo se resume en llevar a cabo la rutina, mantener el espacio en el que se van a desempeñar las tareas, evitar las distracciones y realizar intervalos cortos de descanso. Si usualmente trabaja desde las 8:00 a.m. hasta las 5:00 p.m., debe mantener el mismo horario en casa; posteriormente, debe desconectarse, apagar la computadora y hacer otras actividades, no extienda la jornada”, puntualiza.

Por otra parte, una publicación de la revista Time señala que las interacciones sociales, incluso con los compañeros de trabajo, “pueden aliviar los sentimientos de aislamiento y soledad”.

Thuy-vy Nguyen, experto de la Universidad de Durham, que estudia el impacto de la soledad, cree que “los efectos psicológicos de trabajar de forma remota durante períodos prolongados a menudo se pasan por alto o se ignoran, a pesar de ser un factor esencial en nuestro bienestar mental y lazos de equipo”.

“Para ayudar a llenar el vacío de socialización mientras trabajas de forma remota, Nguyen recomienda encontrar un colega al que puedas contactar cuando sientas la necesidad de chatear con alguien. Alternativamente, manténgase en contacto con un amigo que trabaje en otro lugar y esté pasando por la misma experiencia. Saltar en una videollamada social en lugar de Slack o mensajes de texto tampoco es una mala idea”, sostiene la publicación de la revista estadounidense.

Según el especialista consultado por Time, cuando se encuentra solo, el trabajador debe mantener un horario diario más estructurado de lo habitual.

Además, los líderes y tomadores de decisión “deben recordar que no todos los empleados realmente quieren trabajar desde casa, un cambio que puede ser estresante para algunos” y a medida que las empresas exigen cada vez más el trabajo remoto durante el brote de coronavirus, “es clave que se comuniquen y ayuden a los empleados que luchan con el cambio”.