El paradigma de la gestión documental

La gestión de documentos no podía quedar fuera de la revolución móvil a la que ya se sumaron los usuarios finales, trabajadores independientes y empresas. Llevar los documentos a todo lugar o acceder a ellos en cualquier momento, desde la nube, cambia el paradigma y propone nuevos desafíos al sector.

América Latina no está al margen de estas tendencias. La región tiene un alta tasa de penetración de smartphones (con 275 millones de conexiones de banda ancha móvil en 2014) y proyecciones alentadoras sobre el volumen del tráfico de datos móviles, que se triplicará entre 2015 y 2018. Simultáneamente, la adopción corporativa de aplicaciones alojadas en la nube está a la vanguardia global, con un 39% de las grandes empresas de la región usando software en el cloud, frente a índices mucho menores en Asia-Pacífico (28%), Estados Unidos (19%) y Europa (12%).

En este contexto, la gestión de los documentos corporativos sigue siendo un tema fundamental, que ya no se puede pensar sin el concepto de movilidad. Aunque expresiones como ‘sin papeles’ puedan despertar incertidumbre entre algunos de los que crecimos en tiempos ‘analógicos’, lo cierto es que la era en la que vivimos nos plantea un cambio de soporte, aunque se mantiene la misma relevancia documental.

Ante este panorama, con empresas que encuentran en la movilidad múltiples ventajas, los lineamientos más importantes de la gestión documental se han desplazado hacia dos ejes fundamentales: el acceso y uso remoto de la información y la administración y gestión de esa accesibilidad.

En la práctica, asegurar el acceso significa que las empresas deben comenzar a trabajar con documentos multi-plataforma, accesibles desde cualquier dispositivo (teléfonos, tablets y notebooks ) tanto para su lectura como para su modificación. Inversamente, los empleados pueden beneficiarse, por ejemplo, de herramientas que permiten el escaneo remoto de cualquier tipo de archivo y su posterior envío a la nube.

Las ventajas, desde ya, no son sólo operativas. Estas nuevas e inevitables tendencias en la gestión de documentos implican, además, reducción en los costos, mejora de la velocidad de circulación (incluso en tiempo real) y hasta aspectos ecológicos derivados de la reducción en el consumo de papel, tintas y energía.

Finalmente, si es indispensable la impresión, con cualquier dispositivo móvil se puede enviar un documento, vía wi-fi o Bluetooth, hacia cualquier equipo de impresión que trabaje con esos estándares (hoy, la mayoría).