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05 de Apr de 2020

Cultura

Secretaria ideal

La secretaria de hoy es completamente diferente a la de generaciones anteriores, cuando era solamente una mecanógrafa que contestaba el ...

La secretaria de hoy es completamente diferente a la de generaciones anteriores, cuando era solamente una mecanógrafa que contestaba el teléfono y manejaba la contabilidad.

En la actualidad, es una profesional muy bien preparada que se ha convertido en el eje elemental de la empresa y mano derecha de su jefe.

Con el gran avance tecnológico, la secretaria cuenta con herramientas que antes eran desconocidas: ordenadores, fax, impresoras, cámaras y otras, lo que le ha traído facilidades para desarrollar su trabajo de una forma más eficiente.

Para realizar a capacidad las labores de gestión, ha tenido que adaptarse a estos cambios no solo con los conocimientos técnicos, sino con un cambio de actitud.

La secretaria, además, debe estar al tanto de todo lo que sucede en su empresa para convertirse en el puente de comunicación con el exterior, poniendo en contacto al personal de su organización con los externos, o viceversa. Ella es quien logra el punto de equilibrio entre los empleados y la dirección, además del vínculo de unión y de comunicación entre ambos.

CUALIDADES NECESARIAS

Una buena secretaria debe continuamente ponerse al día en las novedades de su profesión. Debe ser discreta, conocer al máximo la empresa, tener un buen nivel de idiomas, por lo menos del inglés y, sobre todo, conocer bien al jefe y tener buena relación con él. Tiene que saber mantener la confidencialidad de los documentos con los que trabaja y de las conversaciones a las que tiene acceso, así como de los temas tratados en las reuniones. Aprender a ‘saber estar’ y mostrar un interés continuo por su entorno empresarial.

Otras de las cualidades con las que se define a la secretaria ‘ideal’:

Intuición para saber cuándo debe desaparecer si la llamada que recibe el jefe le hace bajar mucho la voz hasta mantenerla casi como un susurro.

Distinguir al primer vistazo las cartas que aunque no digan ‘personal’, transmiten un carácter íntimo.

Guardar los secretos profesionales del jefe.

Mantener una actitud impersonal con jefes y clientes, pero siempre con amabilidad.

CONSEJOS PARA UNA LABOR EFICAZ

1. Dele prioridad y secuencia a las tareas.

2. Para evitar posibles imprevistos, programe su trabajo más allá del día.

3. Evite las distracciones con interrupciones indebidas o salidas injustificadas. Esto no significa que no puede descansar.

4. En la oportunidad, demuestre su valía y exprese sus ideas con respeto y conocimiento.

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