Formas de recortar textos de negocios

ESTADOS UNIDOS. Ya sea que usted escriba un mensaje por correo electrónico, la descripción de un proyecto limitado a 200 palabras o un resumen de un informe muy complejo, el desafío es siempre el mismo: reduzca el texto sin que se pierda el significado.

He aquí algunas formas rápidas y eficaces, de hacer eso. Y además le ofrecemos una bonificación: también podrá mejorar en gran medida su escritura.

¿Qué partes constituyen la base o el soporte del techo, y qué partes pueden ser eliminadas sin que colapse toda la estructura?

Para la mayoría de los periodistas financieros, eso es similar a construir tres paredes cuando es suficiente con una.

No anuncie lo que va a decir: simplemente dígalo. He aquí una manera fácil de cortar: borre el párrafo introductorio y pase directo al mensaje.

De manera adicional, la base que usted construya podría ser más substancial de lo que usted requiere. ¿Necesita su audiencia una detallada información sobre los antecedentes a fin de ser persuadida por su argumento? Si ese no es el caso, resuma esa información y vaya directo al núcleo de su mensaje. También conviene cortar todo aquello que destaca algo no vinculado al punto central.

Los tópicos específicos son la parte substanciosa de su mensaje. Las generalizaciones son como los carbohidratos. Su escritura debe consistir en fuertes dosis de proteína y en bajas cantidades de carbohidratos.

Una buena anécdota o una estadística significativa serán más recordadas por su audiencia que cualquier tipo de generalización. Tambien permitirá transmitir mejor su mensaje. Los políticos dedican gran cantidad de tiempo a narrar anécdotas. Ellos saben que contar una historia (sobre un soldado herido o un obrero despedido) es con frecuencia la mejor manera de persuadir a la audiencia.

Los elementos gráficos, como acápites, tablas, o viñetas, pueden ayudarlo a transmitir su mensaje con menos palabras.

-- Los acápites y viñetas ayudan al lector a echar una rápida ojeada al texto. También anima al escritor a "desmigajar" la información en trocitos pequeños, digeribles, como en esta lista.

-- Las tablas presentan complejas comparaciones de una manera sucinta. Sus lectores pueden comparar A y B; B y D; o A, B y C como les complazca.

Usted no tendrá que explicar todas las similaridades y diferencias entre ellas.

-- Mapas y diagramas. Piense todo lo que demora explicar como llegar a cierto lugar. Un mapa ofrece la misma información de manera concisa y accesible. De la misma manera, gráficos y diagramas permiten ofrecer información sobre relaciones complejas en formatos fáciles de entender.

-- Énfasis. Para asegurarse que su audiencia recuerde lo que usted dice, ponga su punto principal en negrita a fin de demostrar su importancia con medios visuales.

Cuando una persona escribe a una audiencia de empresarios, suele adoptar un tono burocrático. Por lo tanto, usa palabras importantes, construcciones más complejas, y frases más largas. Pero si usted adopta un tono más informal, eso lo obligará a escribir de manera más concisa.

He aquí un lugar para comenzar. Use contracciones. (El autor alude al acortamiento de una palabra, una sílaba o un grupo de palabras mediante la omisión de un sonido o una letra, que es bastante frecuente en inglés, pero no se aplica al español). El uso de contracciones le ayudará a evitar el estilo formal, verboso, de los burócratas, explica Edward P. Bailey en "Plain English in Work: A Guide to Writing y Speaking" (Oxford University Press, 1996).

Revise su documento, frase tras frase, tratando de reducir el número de palabras mediante la combinación de dos sentencias en una. Basta analizar este párrafo: "Esta presentación examina los beneficios de subcontratar en el exterior. Mi recomendación es que debemos reducir los gastos indirectos subcontratando procesos no esenciales tales como el servicio al cliente y otras funciones de apoyo".

La primera sentencia es un peso muerto. Borre y escriba: "Podemos reducir de manera crucial los gastos indirectos subcontratando procesos no esenciales tales como el servicio al cliente y otras funciones de apoyo".

Usted ha anunciado su tema y señalado su posición reduciendo sus palabras al 50% del original.

He aquí otras formas de reducir palabras:

-- Elimine títulos largos. En lugar de decir, "Bob Smith, vicepresidente de Comunicaciones Corporativas y Relaciones con el Gobierno", escriba "Bob Smith, un vocero, dice..."

-- Trate de eliminar lo indudable. En lugar de escribir, "Obviamente, esto significa que tendremos que aumentar los precios, y eso podría reducir las ventas", escriba, "Nuestra necesidad de aumentar los precios podria reducir las ventas". Después de todo, si algo es obvio ¿por que perder un espacio precioso explicando eso?

-- Reemplace frases hinchadas con otras simples. "Una cantidad adecuada de", puede ser reemplazado con "suficiente".

Aplicando esos consejos, usted puede crear documentos que son no solo mas cortos, sino más legibles y persuasivos.