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MÉXICO. Para Intel, la eficiencia no pasa sólo por hacer microchips cada vez más pequeños y súper poderosos. Con un 23% de su fuerza laboral que viaja al menos una vez al año, la compañía estadounidense de tecnologías de la información cuenta desde sus inicios con una división dedicada al óptimo manejo de los viajes. Y para eso ha invertido en tecnologías para fortalecer la comunicación a distancia y evitar costos innecesarios.

Su apuesta más reciente es la telepresencia, una tecnología que va un paso más adelante de las videoconferencias. Funciona sobre telefonía IP a tiempo real y con audio e imagen de alta definición en dos o tres pantallas que permiten ver a las personas en tamaño real, seguir el movimiento de sus manos e incluso mirarlas directamente a los ojos.

Más allá de una pantalla, la telepresencia es una sala que se adapta para tener conversaciones a distancia con otra sala igual. La reunión parece presencial porque incluso se comparte la misma mesa y presentaciones que se ven a ambos lados de la pantalla.

“Puedes colaborar en tiempo real”, dice el mexicano Raúl Pérez Vásquez, gerente para Latinoamérica de programas de viajes de Intel, compañía que espera implementar 10 salas para este año en Estados Unidos.

El sistema permite reducir los viajes considerablemente. “La telepresencia nos permite realizar intercambio técnico, discusiones a nivel gerencial y ha abierto el rango de colaboración entre todas las áreas, lo que no era factible antes”, dice Pérez Vásquez.

Con esto, la compañía espera reducir entre un 15% y 20% los costos en viajes a partir de este año. “El retorno de inversión a largo plazo también atañe horas hombre que evitas estar viajando, las horas que pierden los ejecutivos y los riesgos de seguridad en un mundo como el que tenemos”, agrega Pérez.

Así como Intel, muchas empresas apuestan por las tecnologías de comunicación virtual para reducir los costos en viajes corporativos y al mismo tiempo aumentar la eficiencia y productividad de sus gestiones.

La mexicana de telecomunicaciones Alestra es otra pionera en América Latina en el uso de telepresencia, servicio que ya comienza a ofrecer a sus clientes dentro de sus paquetes de comunicaciones unificadas, que además incluyen líneas telefónicas IP y salas de videoconferencias.

Con oficinas en Monterrey y Ciudad de México, están experimentando en primera persona las bondades de esta tecnología, a través de una alianza con Cisco, especialista en telefonía IP y servicios agregados.

Basándose en esto, para el próximo año esperan ahorrar un 18% en el presupuesto de viajes y recortar en un período de dos semanas la toma de decisiones, por el solo hecho de evitar recorrer distancias para reunirse y beneficiarse de la productividad.

Ya se están disminuyendo viajes en reuniones semanales que solían hacerse entre algunos ejecutivos en Monterrey, donde está la sede de la compañía. Ahora se hacen por videoconferencia o videollamadas.

Según Ricardo Hinojosa, director de servicios de redes y servicios integrales de Alestra, lo primero que debieron hacer fue eliminar el miedo de la gente.

“Instalamos las videocámaras en cada una de las PC, y la primera reacción fue decir qué feo estoy”, dice. “Tuvimos que hacer un seguimiento para que la gente aceptara la tecnología”.

Establecieron además políticas para determinar el uso de cada una de las tecnologías.

Para conversaciones uno a uno se usan videollamadas, pero cuando son cuatro personas o más en una sala se usa videoconferencia. Y la telepresencia sólo se usa a nivel directivo y para eventos particulares y decisiones importantes. Pero, según Hinojosa, siempre es necesario reunirse personalmente.

Tenemos muchos clientes que están instalando esto en Europa, pero no van a eliminar los viajes, sino más bien reducirlos”, dice.

Según Alestra el costo de la telepresencia puede llegar a unos 350.000 dólares, incluyendo las salas con paredes unificadas, bocinas especiales, iluminación, pantallas, cámaras y la mesa.

Como el costo es alto, ofrecen una alternativa en que el cliente puede rentar la sala acorde a su necesidad, lo que puede costar entre $3.000 y $12.000.

Los costos son altos. Tal vez por eso la mayor parte de las firmas latinoamericanas todavía prefiere las videoconferencias, a las que han aprendido a sacar mayor provecho con la crisis.

Bien lo saben en las agencias de viajes, que ya notan la disminución en viajes corporativos y cómo la tecnología es una solución para sus clientes.

“El volumen de viajes está bajando”, dice Manuel Viñas, director general de FCM Travel Solutions, en Ciudad de México.