Protección de datos personales, ¿qué rol asumen los PH en Panamá?

La gestión de una Propiedad Horizontal (PH) en Panamá ha experimentado una transformación profunda en los últimos años, evolucionando más allá del mantenimiento de infraestructuras físicas y la simple administración de cuotas de mantenimiento para adentrarse en un terreno legal y ético mucho más complejo.

Según la Asociación de Profesionales Administradores de PH (Adepaph), todo PH actúa como responsable del tratamiento de datos personales, lo que otorga al administrador un rol de custodio bajo el marco de la Ley 81 de 2019.

Esta evolución ha sido subrayada por Wendy Caballero, directora de Propiedad Horizontal del Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial (Miviot), quien señala que las administraciones enfrentan hoy una “enorme responsabilidad” en la custodia de datos, convirtiendo la transparencia y el cumplimiento legal en pilares innegociables de la convivencia. “Este ámbito donde la transparencia y el cumplimiento legal se han convertido en pilares innegociables, define ahora el éxito o el fracaso de una convivencia armoniosa”, señaló.

El alcance de esta custodia es sumamente amplio. Según la directora de PH del Miviot, este compromiso abarca desde el uso de sistemas de biovigilancia y la gestión de bases de datos de visitantes en las garitas, hasta el envío de correos electrónicos y las grabaciones de las asambleas de propietarios.

Esta responsabilidad no es un mero trámite logístico, como bien explica Roberto Ordóñez, docente y miembro de Adepaph, en una propiedad horizontal la información sensible circula todos los días. Por lo tanto, dijo, el administrador y su junta directiva deben actuar con el mismo rigor con el que gestionan las finanzas del edificio o contratan servicios de seguridad. “Los PH no puede ser vista como una chismografía institucional; por el contrario, debe ser un entorno donde se apliquen con firmeza los principios de finalidad, proporcionalidad, seguridad y transparencia”, subrayó.

La Ley 284 de 2022, que regula el Régimen de Propiedad Horizontal, establece en su artículo 2 el “Principio de Confidencialidad”, el cual obliga a asegurar la conservación de los bienes privados y comunes mediante el manejo ético de los datos personales bajo custodia.

Sin embargo, es la Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales la que dicta el marco de acción definitivo, imponiendo principios como la finalidad, proporcionalidad, seguridad y transparencia. Esta ley exige además medidas técnicas y organizativas para proteger la información, especialmente aquella considerada sensible, que de ser filtrada podría causar perjuicios irreparables a los residentes.

La Ley 81 contempla sanciones administrativas aplicadas por la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI) que incluyen multas, amonestaciones y la suspensión del tratamiento de datos. Como indica Ordóñez, estas multas pueden oscilar entre $1,000.00 y $10,000.00, dependiendo de la gravedad y la reincidencia. Además, si la vulneración genera un daño patrimonial o moral, el PH podría enfrentar responsabilidades civiles adicionales

Para la junta directiva de Adepaph es imperativo que todo administrador recopile únicamente los datos necesarios para la gestión administrativa, garantizando siempre la confidencialidad. Recordó que datos como números de contacto, correos electrónicos y estados financieros son considerados información protegida y no deben compartirse sin base legal o consentimiento expreso. “La falta de protocolos claros es una de las brechas más preocupantes observadas en el sector, especialmente en PH pequeños donde aún existe una formación técnica limitad”, reconocieron.

Para mitigar riesgos, la Asociación recomienda implementar buenas prácticas que incluyan políticas internas de protección de datos, firmas de acuerdos de confidencialidad con el personal y la Junta Directiva, y un control estricto de acceso a las bases de datos. En el ámbito digital, recomendaron priorizar el uso de correos institucionales y evitar el envío masivo de información donde las direcciones de los copropietarios queden visibles. Asimismo, los grupos de WhatsApp deben ser tratados como herramientas informales de comunicación general y no deben utilizarse para divulgar estados de cuenta, deudas o información sensible de los residentes.

Adepaph y el Miviot coinciden en que la capacitación constante es la única vía para cerrar las brechas actuales y evitar conflictos legales. La protección de datos no es una opción, sino un deber que garantiza una convivencia armoniosa y segura en la propiedad horizontal panameña.