Recomendaciones para organizar eventos

A lguna vez en la vida tenemos que asistir a bodas, conferencias, seminarios o espectáculos, ya sea por diversión, compromiso de trabajo o cualquier motivo. Muchos nos preguntamos, ¿qué hay detrás de cada evento o espectáculo? ¿qué toman en cuenta los expertos para que todo salga bien? Consultamos con algunas organizaciones especialistas en organización de eventos como Stratego Comunicacions, Vox Comunication y Mil Eventos, que también preparan bodas y eventos familiares. Ellos nos recomiendan algunos ‘tips’ para que nuestra actividad sea todo un acontecimiento y quede en la memoria de los invitados.

Aquí lo que hay que hacer, paso a paso:

1) Manejar la información

Para planificar nuestro evento no podemos pasar por alto datos importantes, que resultan indispensables en verdad, como: el propósito de la actividad, la fecha, lugar y hora. Es conveniente tener a mano una libreta para ir anotando cada una de las posibles propuestas, dejar registradas las consultas y los teléfonos de los proveedores, entre otra información fundamental. Así nada se pierde y queda todo concentrado en un solo lugar.

2) Elaborar un presupuesto

Es importante establecer un presupuesto de gastos de acuerdo al evento y lo que queremos incluir en él. Si pensamos ofrecer comida, la cantidad de invitados, la decoración, animación y cotizar para escoger la mejor opción: aquella que se acoja a nuestro objetivo y se ajuste a la cantidad de dinero que deseamos invertir. En eventos corporativos, algunas empresas destinan entre tres mil y diez mil dólares, comenta Carla Baule, de Vox Comunicaciones.

Dónde celebrar

Al momento de elegir el lugar tenemos que verificar algunos factores como el clima, los invitados y el tema. Para Stratego, en épocas lluviosas los clientes prefieren los salones cerrados en hoteles y en verano lugares más abiertos, como sitios turísticos o de interés histórico. Lo que resulta imprescindible es verificar el fácil acceso para los invitados y los estacionamientos. De acuerdo a Marissa Crespo de Mil Eventos, los salones o clubes nuevos y de moda atraen mucho la atención de los invitados.

4) Fecha y hora

Una vez establecido qué es lo que queremos y dónde vamos a llevar a cabo nuestro evento, es necesario hablar de fecha y del horario.

Para Crespo hay que escoger una día que sea cómodo y donde la mayoría esté disponible. Es preferible, dice, omitir los días 30, porque hay más trafico y los invitados lo piensan dos veces para asistir. Además también hay que anotar ciertos factores como la disponibilidad de los locales y de los convidados, agrega. Por ejemplo, es bueno averiguar si hay otros eventos para no coincidir con otra organización.

5) Invitaciones

Hay muchas opiniones en cuanto a la entrega de invitaciones y es que, según los especialistas, depende del tipo de evento. Para Baule se deben entregar al menos 15 días antes si es para medios y, para otros invitados, por lo menos con 1 mes de anticipación y hacer una llamada de recordar 20 días antes del evento. Crespo considera que las invitaciones se deben entregar dos semanas antes y llamar para confirmar asistencia la misma semana del evento.

6) Planificar el evento

Todo va a depender del tipo de evento y cuántas personas asistirán. De eso depende que haya que comenzar con los preparativos 1 mes, 5 meses o hasta un año antes. Lo que recomiendan los expertos es anotar cada detalle e ir estableciendo fechas límites para la culminación de cada etapa. Por ejemplo, para hacer el contrato con el local, enviar las invitaciones y confirmaciones.

7) El menú

Si la actividad que organizamos incluye comida, debemos tomar en cuenta a quién va dirigido, si es una cena bailable, conferencia o coctel. Por lo general, en reuniones informales, cocteles o lanzamientos, se acostumbra ofrecer picadas, vinos y refrescos a los asistentes. Para aniversarios, bodas, tomas de posesión y cumpleaños, se opta por comidas con plato fuerte, ya sea estilo bufete o servido, comenta Crespo.

8) Seguimiento

Todos nos preguntamos vendrán a mi fiesta, entregué una gran cantidad de invitaciones, pero quiénes realmente asistirán. Definitivamente el poder de convocatoria es uno de los factores que influirá en el éxito de nuestro evento. De acuerdo a los especialistas consultados, en el caso de los eventos corporativos debemos tomar en cuenta aspectos como el horario, verificar la competencia, hacer listas, confirmar asistencia y darle seguimiento.

9) Infaltable

Para Baule es indispensable contratar un buen maestro de ceremonia, una pieza musical, azafatas y recuerdo para los presentes. Por su parte, el departamento de Stratego Eventos, considera que la clave es que los anfitriones se sientan cómodos y preparados para recibir a sus invitados con buena ambientación, buena comida y un agradable fondo musical.

10) Los más populares

Las conferencias de prensa, lanzamientos de nuevos productos y servicios, nuevas alianzas, cocteles y aniversarios, son algunas de las actividades corporativas más solicitadas, según Baule y Crespo.