La pandemia que condiciona a la virtualidad

Llevamos aproximadamente 10 meses de trabajo virtual; en unos países más y en otros menos. Conforme nos íbamos mudando y adaptando al trabajo a distancia, algunos empresarios vieron como positivo el hecho de que, con la virtualidad, se romperían las rutinas típicas de oficina. También sintieron que el hecho de tener que descubrir y usar nuevas tecnologías pondría un toque emocionante, anularía la congestión de formalidades obsoletas y, sobre todo, que las tensiones que a menudo se dan en una reunión tradicional dentro de sala de juntas, disminuirían.

Lastimosamente en la mayoría de los casos no ha sido así, pues esta nueva modalidad ha creado crisis emocionales y tensiones innecesarias. Tanto las empresas como los colaboradores no han sabido ponerse límites de horarios, generando más desgaste físico y mental por parte y parte. Y lo más triste es que el pensamiento y la colaboración grupal está empeorando, pues resulta que los canales de comunicación digital como Zoom, entre otras aplicaciones, son un caldo de cultivo perfecto para concebir las peores formas de interacción y comunicación que podamos imaginarnos.

¿A qué me refiero? Se crean más complacencias, se generan más conversaciones dominadas por una o dos personas y un deseo subyacente (a veces inconsciente) de terminar de una vez la reunión. También la interacción grupal se está diluyendo debido a los elementos distractivos que nos rodean, estemos donde estemos, e incluso tenemos que interrumpir la esencia de nuestro mensaje para pedirles a los participantes que activen sus pantallas apagadas con la excusa de que la señal se pone más lenta si se habilita el video, o que apaguen el micrófono porque se coló el ladrido del perro, el llanto de un niño, la sirena de una ambulancia y en el mejor de los casos, el suave y armónico trinar de algún perico.

Muchos de nosotros nos sentimos más apurados durante las reuniones virtuales, en parte, porque es más difícil mantener la concentración detrás de nuestras computadoras. Es más, muchos de nosotros nos sentimos más agotados por las reuniones virtuales que por las reuniones cara a cara. Puede ser abrumador manejar la incomodidad constante del silencio o una falla técnica, la presión de ser examinado de cerca por colegas distantes y el simple agotamiento físico que viene con mirar una pantalla todo el día. Todo esto genera el malestar psicológico que hace que hablar se sienta pesado y abrumador.

Con esto de la virtualidad, algunos asumen que todos estamos en la misma página y hemos perdido el acceso a las señales tradicionales del lenguaje corporal en las que confiábamos para afirmar y distinguir nuestro pensamiento, pues resulta que el lenguaje corporal digital no siempre es intuitivo o universal. Comenzando con que a veces nuestra imagen en los videos suele estar invertida.

Como cualquier reunión, las de Zoom u otra plataforma a menudo están monopolizadas por quien habla primero. Es más, nos resulta más difícil interrumpirnos debido a la incomodidad de la cercanía que nos da la pantalla; de alguna manera, se siente peor que hacerlo en persona. ¿El resultado? La creatividad atrofiada, la falta de diversidad de opiniones y un aumento del descontento a medida que las personas comienzan a sentirse ignoradas o subestimadas.

Con estas duras verdades sobre Zoom (o cualquier tecnología de videoconferencia) en mente, aquí hay algunas cosas que podemos hacer para asegurarnos de que nuestras reuniones virtuales no sean un caldo de cultivo para zonas de confort que generen resultados negativos cuando retomemos la vida normal.

Como profesional que es, asista a una reunión virtual preparado con una o dos preguntas puntuales o recomendaciones constructivas que puedan contribuir al tema de la reunión. Pregúntese de antemano: ¿Estoy diciendo lo que quiero decir, proporcionando los detalles necesarios y siendo claro en mi pregunta?, ¿respondo con claridad todas las interrogantes? Prepárese con anticipación y verá cómo la reunión se hace más fluida y amena.

No solo es una manera fácil de hacer que todos se sientan incluidos y valorados, sino que agrega carácter a nuestras reuniones a menudo monótonas. Si todos somos profesionales y todos tenemos destrezas y habilidades, ¿por qué no aprovecharlas?, ¿no le suena lógica esta opción?

Para algunos, levantar la manita de Zoom o atreverse a dejar el silencio mientras otra persona está hablando puede ser difícil. Ya sea por ansiedad o incomodidad con la tecnología, ¿sabe usted cuántas ideas estamos perdiendo debido a esto? Pídale a su equipo que realice un seguimiento por correo electrónico o mensajería instantánea con ideas y comentarios que no pudieron plantear durante la reunión virtual. Para los introvertidos esto será un alivio.

La mayoría de las oficinas, por supuesto, todavía están limitadas en términos de oportunidades para la participación de todo el equipo, pero hay formas de fomentar una conversación más fructífera en las videollamadas. Dé tiempo aire a los miembros más pasivos del equipo primero, no en segundo o tercer lugar, sin ponerlos en apuros. Indique a su equipo virtual que participen por chat o correo electrónico antes o después de una llamada para una lluvia de ideas más profunda y personalizada.

Cuando los miembros del equipo remoto contribuyen en una lluvia de ideas vía chat o en una pizarra virtual, bríndeles la oportunidad de desarrollar sus buenas ideas con el resto del equipo. Y para la toma de decisiones en todo el equipo, utilice las encuestas para asegurarse de que está considerando el alcance completo de las opiniones.

Lo virtual nunca puede reemplazar lo humano... Y las empresas o equipos que abandonen lo humano durante esta crisis, están destinados a desaparecer.