El espacio físico, un agente que determina la dinámica en el entorno laboral

La oficina nunca será el reemplazo del hogar, pero existen principios que podrían considerar las empresas para que el espacio físico en el cual se desempeñan labores profesionales se sienta como una segunda casa. “Se debe tener en cuenta que los espacios de trabajo deben dejar de ser pensados como espacios físicos; sino considerarlos como sitios de un encuentro psicológico y emocional que tienen las personas que están interviniendo en dicho lugar”, comentó Ivette Mora, directora de mercadeo de la empresa AEI Spaces.

De acuerdo con Mora, los espacios de trabajo ya no son estáticos y la cultura organizacional es un motor inmóvil en donde las compañías tienen objetivos gruesos y blandos que muchas veces no son tangibles. “Un claro ejemplo son las organizaciones que dicen ser innovadoras, pero sus espacios de trabajo son rígidos en donde las personas trabajan individualmente en cubículos estáticos, y se vuelve complejo interactuar con diferentes personas o áreas, por lo que la innovación no se siente en el día a día de cada trabajador”, explicó a La Estrella de Panamá.

Para la experta, los aspectos básicos que se deben tomar en cuenta para el bienestar del colaborador radican en la ergonomía y las instalaciones dentro de la oficina, es decir, que exista un mobiliario cómodo y que las instalaciones funcionen correctamente. “Se ha evolucionado de un enfoque de bienestar netamente físico a uno mental y psicológico, en donde la arquitectura se ha transformado para ayudar a gestionar el cambio y entender culturalmente cómo las personas están interactuando, manejando el tiempo, los espacios y saber cómo trabajan”.

Mora mencionó que hay dos tipologías de zonas para que el trabajador pueda descansar sin salir de la oficina: la primera se refiere a espacios de bienestar y la segunda a espacios de recarga.

Los espacios de bienestar son aquellos en los que la organización promueve la realización de actividades diversas, que les permitan a los colaboradores tener esparcimiento sin dejar de laborar; por ejemplo, los thinking rooms y el work café,

Por otro lado, los espacios de recarga son aquellos en donde los trabajadores no pueden asistir con elementos de trabajo, como sus computadores, celulares o relojes inteligentes, pues en estos lugares se espera que estos construyan relaciones, se fomente la cultura organizacional y la comunidad; son espacios en donde las personas pueden meditar, reírse y compartir, agregó Mora.

Para la arquitecta Carolina Porcell Méndez, las oficinas actualmente son concebidas como un espacio en común de colaboración donde los empleados pueden estar en cualquier área y no hay un escritorio que los “amarre”. “Se conceptualiza una serie de espacios que varían entre abiertos y privados para reuniones, creando áreas interactivas que estimulen la cooperación entre el personal evitando la monotonía diaria”.

La también representante de Alterna Design y especialista en arquitectura de interiores, enfatizó que los pilares que debe tener un espacio laboral son la privacidad, la seguridad, el confort y la salubridad.

Sobre los elementos básicos que debe tener una empresa para el bienestar del empleado, Porcell señaló que se incluyen las áreas de esparcimiento y relajación; los espacios privados para atender llamadas y reuniones; una buena iluminación, la temperatura y acústica en los sitios de trabajo; la accesibilidad justa y prioritaria para personas con necesidades especiales, entre otros.

Compartió que hoy se está desarrollando la tendencia de que las compañías inviertan en el bienestar de su recurso humano dentro de su espacio laboral, incluyendo opciones de entretenimiento, coffee shops, áreas de relajación y descanso.

El ingeniero civil Walber Castillo explicó que entre las medidas de seguridad que debe tener una oficina, está la orientación al personal. “Si quienes están en el área no reconocen los riesgos, y no son capacitados para afrontarlos, no sabrán qué hacer”.

Castillo detalló que las empresas deben tener números de emergencia y de contacto en un listado identificable. ”Cuando estamos en situaciones de apuro, no tenemos tiempo para buscar en diferentes lugares los números de emergencia, por eso es más sencillo tenerlos en un listado que permita una rápida acción”.

El también gerente del Instituto Superior de Ingeniería agregó que toda compañía debe contar con una buena iluminación, crucial para evitar caídas, golpes, vista cansada, entre otros aspectos que aumentan los accidentes; también preservar el orden sin cables enredados en el piso que pueden causar una caída.

También se incluye la reducción del estrés laboral porque en las oficinas se tiende a confundir la productividad y eficiencia con estrés. “Muchas veces no somos conscientes de los daños que el estrés, la mala postura, el mal manejo del tiempo, el uso inadecuado de herramientas, entre otros factores, pueden causar. Por tanto, es importante mantener un ambiente laboral ameno; dado que es mucho más probable que un trabajador cansado y estresado deje caer una máquina o no sepa reaccionar ante situaciones imprevistas”, concluyó.

La psicóloga Luz Vásquez explicó que cada vez más las organizaciones se vuelven creativas para mejorar sus espacios físicos, “de tal manera que sus colaboradores se sientan muy bien, porque incidirá en su productividad”.

Vásquez remarcó que las tendencias actuales apuntan a la creación de espacios “amigables” para el bienestar de los colaboradores. “Lo importante es identificar las necesidades propias del personal de cada organización y así cubrirlas de manera específica. Se ha comprobado que los colaboradores que consideran un buen ambiente su lugar de trabajo producen más y renuncian menos”.

La experta en psicología organizacional y transgeneracional enfatizó que “muchas veces el colaborador al no estar en un espacio 'satisfactorio', puede generar emociones de tristeza y molestia, así como sentimientos de indignación, desánimo y poco interés en su trabajo”.

Si esto se combina con relaciones conflictivas con sus superiores o compañeros, donde esté relacionado el espacio físico, poco a poco se afectará la salud emocional del colaborador, lo que puede verse evidenciado en comportamientos agresivos, de poco interés hacia sus tareas, ausencias, y en algunos casos, de renuncias”, puntualizó.

Ante esta situación, la consultora recomendó “velar por la salud mental de los colaboradores en todas las organizaciones; esto se logra creando ambientes agradables y actividades de prevención para cuidar su salud mental”.

La directora de Planificación y Desarrollo Urbano de la Fundación Ciudad del Saber, Myriam Calvo, explicó que las nuevas oficinas de Ciudad del Saber cuentan con espacios de trabajo en donde se han aplicado los conceptos de sostenibilidad, “tanto al momento de su construcción, con el manejo de los desechos, como en la actualidad, al colocar estaciones de reciclaje en cada área”.

“Consideramos la flexibilidad al contar con puestos de trabajo abiertos, cerrados, salas de trabajo en equipo o de trabajo concentrado, áreas informales o de descanso que rompen los esquemas tradicionales de disposición de mobiliarios. Proveemos un espacio equitativo para los colaboradores al brindar el mismo diseño para cada oficina, dependiendo de cada una de las funciones”, añadió Calvo a este medio.