La figura del reembolso de gastos y su tratamiento fiscal

El origen del reembolso de gastos está vinculado con el contrato de fianza, ya que si el deudor pagaba sin dar aviso al fiador, era posible que este último, sin saber de esta situación, pagara nuevamente. Así las cosas, el fiador tenía el derecho a solicitar el reembolso; es decir, que se le pagara de regreso lo que ya había sufragado.

Contablemente, el intermediario o agente registra la salida del efectivo y como contrapartida una cuenta por cobrar con su mandante. Nótese que solo se afectan cuentas del Balance de la empresa y no el Estado de Resultados.

Ahora bien, atendiendo específicamente al ITBMS, el Código Fiscal y el Decreto Ejecutivo N° 84 señala que en todos los casos de intermediación, la base sobre la cual ha de calcularse el impuesto será sobre las comisiones u honorarios, con total exclusión del reembolso de gastos. Agrega que los reembolsos de gastos no integrarán la base imponible sujeta a este impuesto indirecto hasta el monto del pago realizado por cuenta ajena, siempre que los mismos se encuentren debidamente respaldados con la documentación legal correspondiente.

Si bien la norma no señala expresamente a qué se refiere con la documentación legal correspondiente, en lo que respecta a este impuesto indirecto, la documentación típica o formal para la deducción del correspondiente crédito fiscal generado por el pago de bienes y servicios sujetos, es la factura, por lo que la compra del bien o servicio que realice el intermediario deberá estar documentada con la factura, pero la solicitud del reembolso pudiera estar evidenciada con un recibo o contrato, no sujeto a ITBMS.

Vale destacar que si el intermediario solicitó la factura del bien adquirido a su nombre, a los fines de trasladar el gasto a su mandante y la posibilidad de imputar el crédito fiscal del ITBMS (de estar sujeto el bien a este impuesto indirecto) deberá emitir una factura a su mandante de la misma forma en que se la emitió el proveedor a él, incluyendo el mismo ITBMS, y no duplicándolo.

Por otro lado, en lo que respecta al ISLR, el reembolso de gastos no genera un efecto en la determinación de este impuesto toda vez que no representa un ingreso o enriquecimiento para el mandatario.

Finalmente, importante destacar que la esencia del reembolso es que sea de carácter gratuito, es decir, el intermediario solo compra o paga algo por cuenta ajena. Desde el momento en que el intermediario decida cobrar alguna remuneración por tal labor, esta figura perderá su esencia, pudiendo ser calificada como un servicio y con ello se generarán diversas consecuencias fiscales.

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