La Universidad de Panamá y la modernización

Para lograr la modernización de una universidad, en muchos casos se requieren recursos; en otras ocasiones, hace falta voluntad, esfuerzo y, sobre todo, contar con el talento humano necesario para hacerlo realidad. Este último es precisamente el caso al que nos vamos a referir en la Universidad de Panamá.

Una de las mayores quejas que teníamos era la demora en la entrega de los diplomas de los egresados, que podía tardar hasta seis meses. Para enfrentar este problema, la Secretaría General y la Dirección de Informática desarrollaron el “Sistema de Revisión y Emisión de Diplomas Electrónicos” de la Universidad de Panamá. Esta herramienta permite gestionar digitalmente todo el proceso de revisión, validación y emisión de diplomas, en un tiempo máximo de 30 días. Desde el 30 de marzo de 2026 hasta la fecha, se han emitido más de 11 mil diplomas electrónicos.

Otra dificultad que fue resuelta por la Dirección de Informática y la Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles fue la relacionada con el carné de los estudiantes. Nuestros estudiantes ya no necesitan un carné físico: ahora cuentan con un carné digital que pueden portar en sus teléfonos celulares y cuyos datos se actualizan semestralmente.

La descentralización de los trámites administrativos y académicos hacia los Centros Regionales Universitarios (CRU) implicó trasladar a las sedes regionales determinadas funciones que anteriormente debían realizarse necesariamente en el Campus Central. Esto significa que ahora se pueden tramitar en los CRU los créditos oficiales, créditos por plan de estudios, revisiones de créditos, certificaciones de estudiantes, certificaciones de prestación de servicios académicos y certificaciones de horario para profesores, entre otros documentos. Un estimado conservador nos indica que los estudiantes de los Centros Regionales han ahorrado cerca de 500 mil dólares anuales en gastos de traslado al Campus Central.

Anteriormente, los 4,700 profesores de la Universidad de Panamá debían firmar sus organizaciones docentes todos los semestres en siete ejemplares. Para reducir el consumo de papel y agilizar los procesos, la Vicerrectoría Académica implementó la firma digital para las organizaciones docentes. Esta Vicerrectoría también transformó el engorroso proceso de evaluación docente, que anteriormente requería que los estudiantes completaran cuestionarios impresos en papel, mediante la implementación de un sistema de evaluación en línea, accesible desde sus teléfonos celulares. Esta modernización facilitó la participación estudiantil y contribuyó a reducir el consumo de papel.

El “Sistema de Información y Registro de la Investigación” desarrollado por la Vicerrectoría de Investigación y Postgrado, permite digitalizar y centralizar el registro y seguimiento de las investigaciones que se realizan en la Universidad. Su propósito principal es sustituir el manejo tradicional de formularios y expedientes en papel por un proceso completamente electrónico.

Por su parte, la Vicerrectoría de Extensión creó el “Sistema de Educación Continua” en línea, en el que se visibiliza toda la oferta de educación continua de la Universidad de Panamá y se automatiza el proceso de matrícula. Tanto la inscripción en los cursos o seminarios como el pago y la generación del diploma al culminarlos pueden realizarse completamente en línea.

Con el propósito de ofrecer mayores facilidades a la comunidad universitaria y al público en general y garantizar una mayor protección de los fondos, la Vicerrectoría Administrativa en coordinación con la Dirección de Informática, se estableció la posibilidad de realizar los pagos de servicios mediante tarjetas Visa, Mastercard y Clave, tanto en el Campus Central como en los Centros Regionales.

Aún nos falta mucho por hacer, pero estos son pasos importantes en el proceso de modernización de la Universidad de Panamá y en la reducción del uso de papel. Estos procesos han permitido dejar de utilizar cerca de 350 mil hojas al año, lo que equivale a evitar la tala de aproximadamente 35 árboles, representando un ahorro cercano a 90 mil litros de agua por año y se deja de emitir a la atmósfera 1,750 kg de bióxido de carbono anualmente.

La modernización no siempre depende de grandes inversiones. En muchos casos, requiere voluntad, creatividad y la capacidad de aprovechar el talento humano con el que contamos. Estos avances demuestran que, cuando existe el compromiso, es posible transformar los procesos, hacer más eficiente la gestión universitaria y ofrecer mejores servicios a la comunidad universitaria.