Eficiencia empresarial: custodia segura y digitalización de documentos

Gran parte de la carga de trabajo en las organizaciones y empresas tiene que ver con el manejo de archivos y la gestión documental. Dicha labor implica la administración del flujo de documentos de todo tipo, una recuperación rápida de la información, así como la custodia segura y adecuada de los datos más valiosos.

Pero hoy, gracias a las nuevas tecnologías, existen empresas que ayudan a que estos procesos sean un problema menos. Tal es el caso de Supreme Data Storage (SDS), empresa panameña dedicada a ofrecer soluciones de custodia, protección, administración de la información y digitalización de documentos físicos a empresas de industrias diversas que manejan un volumen grande de documentación como: instituciones bancarias, aseguradoras, hospitales y centros de salud, instituciones educativas y entidades de gobierno.

Rodrigo Viggiano, gerente general de SDS, afirmó que hace más de 11 años brindan sus servicios a varias empresas en el país. “Comenzamos muy pequeños y con pocos recursos como cualquier otro emprendimiento en una bodega alquilada en Milla 8, donde guardábamos documentos físicos para clientes corporativos, pero gracias a esa necesidad empezamos a crecer y hoy contamos con más de 200 clientes”, señaló.

De esta manera y con el paso del tiempo han logrado expandir el portafolio de servicios y empezaron a ofrecer la digitalización de documentos, ya que sus clientes estaban buscando una nueva forma de optimizar sus procesos tanto para sus colaboradores como para sus usuarios. “En ese sentido, aparte de ofrecer almacenaje y custodia de documentos físicos, ahora abrimos la línea de digitalización y destrucción de documentos; estos tres servicios básicos son los que giran alrededor de nuestra gestión documental”, explicó Viggiano.

De acuerdo con el gerente de SDS, en los últimos cuatro años el tema de la digitalización de los documentos físicos ha tenido mucho auge en Panamá, sobre todo en 2020 con la crisis de la pandemia. “Hoy, debido a los avances tecnológicos, todos los clientes que manejan volúmenes grandes de documentos necesitan ir a la digitalización y con nuestra solución de gestión documental, Laserfiche, el usuario podrá reunir todos sus documentos en un solo lugar, de manera rápida, fácil y segura”, señaló.

“De esta manera ampliamos nuestra capacidad y podemos ofrecer proyectos de digitalización masiva con un servicio integral, dinámico, donde además de almacenar los documentos podemos depurar los antiguos y digitalizar. Es un servicio completo de manejo o administración de archivos”, agregó.

Los sistemas de seguridad de SDS son los más avanzados y completos del mercado. Con tecnología de punta, garantizan la protección y confidencialidad de la información de sus clientes. “Contamos con sistemas especializados de circuito cerrado (CCTV), que mantienen bajo constante vigilancia todas las áreas dentro, fuera y alrededor de nuestras instalaciones. Contamos con conexión directa a un centro de monitoreo las 24 horas del día. Además, supervisamos el movimiento de nuestro personal y de cualquier visitante a nuestras instalaciones, igualmente contamos con los servicios de seguridad privada”, mencionó.

Otro dato importante es que ofrecen a sus usuarios un servicio de transporte personalizado, es decir, que no solamente almacenan sus documentos, sino que se les envían a la oficina cuando la empresa los necesite y se devuelven al centro de custodia una vez el cliente los haya revisado.

“Para este servicio el beneficiario puede enviar una solicitud por correo al departamento de servicio al cliente de SDS, le buscamos el documento y se lo entregamos en su oficina. Diariamente atendemos entre 30 y 50 solicitudes distintas de acceso y regreso de documentos”, añadió Viggiano.

Las bodegas de SDS se encuentran en Las Mañanitas, Panamá Este, con una inversión de más de $10 millones. Actualmente son las mejores de Panamá, Centroamérica y el Caribe, detalló el gerente general. “Este centro es el más avanzado, completo y robusto en toda Centroamérica y el Caribe, así que no hay mejor lugar para almacenar documentos que Supreme Data Storage Panamá”.

También cuentan con contenedores fijos para fumigar los documentos por 24 horas, con productos especiales que eliminarán todo tipo de insectos o termitas como cucarachas, ácaros u hormigas. “Luego se los reempaco en cajas especiales con un código de barra para identificarlos y a través de un sistema indexo, la información de cada cliente”.

Para evitar la saturación de espacios y almacenaje de documentos innecesarios, ponen a disposición el servicio de destrucción de documentos, aplicando los estándares más altos de control de calidad. “Conociendo las políticas exigidas de retención de documentos y los requerimientos que exige la ley como vida útil de cada tipo de archivo, le asesoramos en el proceso de destrucción certificada”.

Todos los meses los negocios como supermercados, distribuidoras y bancos están generando información, haciendo clientes nuevos, contratando personal nuevo, facturando, recibiendo pagos, liquidando, exportando e importando, todas esas actividades generan documentación que necesita ser almacenada en algún depósito o en un centro de custodia, explicó.

“Hoy contamos con buena demanda porque las personas se han dado cuenta de que realmente necesitan espacios inteligentes, seguros y confiables para guardar sus documentos y Supreme Data Storage es el sitio perfecto para hacerlo realidad”, puntualizó el ejecutivo.

Para más información, ingrese a sdspanama.com/