Los planes de ruta para armar un eficaz viaje de negocios

Un viaje de negocios puede ser el trayecto más largo e incómodo si no se planea de la forma más correcta. La tendencia ha llevado a la necesidad de los desplazamientos de empresarios para realizar o cerrar negocios en las organizaciones, y de ahí la importancia de tener algunos parámetros claros al momento de realizarlos.

Algunos puntos clave para los viajes son los tiempos de itinerarios, tener clara documentación, conocer región y costumbres del sitio para sentir confianza, integrarse con pares que vayan al evento, ahorrar si es que la empresa ofrece algunos beneficios, conocer los detalles del lugar que se visite, descansar dentro del mismo viaje para tener energías, no descuidar detalles de seguridad dentro del viaje y dejar conexiones, según el portal de viajeros de la red de empresarios de Visa.

Sin embargo, también es determinante definir que la maleta que se decida llevar sea una que se acomode a las necesidades del desplazamiento y que nos permita tener a la mano las herramientas de trabajo correspondientes; es decir, tratar de llevar el equipaje más ligero posible con miras a las reales necesidades del viaje. Aunque a veces se puede necesitar de lo más impensado, se debe entender que existen límites de peso y tamaño. Que la maleta se ajuste a nuestras necesidades y recordar que no es un viaje de placer son puntos determinantes.

La ayuda de la tecnología es una herramienta que no se puede obviar para estos casos. Así lo han reconocido grandes empresarios. ‘Estoy en un negocio 24/7, por lo que tener un sistema que clasifica, almacena y registra todos los aspectos de mi vida es una necesidad’, dice Elizabeth Pizzinato, vicepresidenta senior de marketing y comunicaciones del hotel Four Seasons en Bloomberg acerca de la necesidad que tiene de usar la aplicación Evernote para organizar lo que necesita no solo para sus viajes sino para su vida cotidiana.

‘Yo uso una aplicación para el iPhone llamada CheckList. Es exactamente lo que ello implica: una simple lista de verificación de todo lo que tengo que hacer, el paquete, o arreglar antes de irme de viaje. La lista de verificación tiene ahora 98 puntos, que van desde la ‘mascara’ para ‘notas de voz’ hasta ‘cambiar el correo de voz de salida’, y no estoy autorizado a salir de la casa hasta que cada artículo esté marcado como apagado. Sinceramente, no sé cómo he hecho para prepararme sin ella’, asegura la escritora Elizabeth Gilbert en el mismo artículo.

Una práctica combinación de prendas será el mejor aliado de los empresarios viajeros. Karina Cooper, editora de la revista Mia, es clara en que tanto hombres como mujeres deben ser creativos y tener pocos trajes que tengan varias combinaciones. En el caso de las mujeres, recomienda tener camisas blancas, blazers, faldas con colores sobrios y tipo lápiz o de corte A; no deben tener accesorios recargados y su calzado debe ser cerrado y tacón medio.

Para los hombres, entiende que es ‘más sencillo’, pero sí recomienda que los trajes sean oscuros, tener camisas fáciles de variar y distintas combinaciones de corbatas. ‘No deben llevar mayores cosas porque los hoteles ya tienen lo que se necesita para el arreglo personal’, añade Cooper.

Al final, el viaje es un momento importante de los negocios, pero con una buena preparación también se convertirá en todo una oportunidad de disfrutar.