Controles internos

Es importante que no nos dejemos llevar por teorías que presentan los controles como sinónimos de burocracia y lentitud. Esto es correcto únicamente si no logramos comprender la función de los mismos. Más bien, los controles tienen una función autoevaluativa, la cual llega a ser critica para el buen desenvolvimiento de nuestra empresa, a través de la toma de decisiones rápidas y acertadas.

Los controles son la base de una gestión gerencial por excepción, la cual se convierte en una necesidad al momento en que nuestra empresa alcance cierta envergadura. La base de esta gestión se puede explicar usando una analogía sencilla: Si los procedimientos representan las instrucciones que nos indican las avenidas por las que debemos conducir nuestros vehículos, los controles son los límites o contornos de estas avenidas (la acera por ejemplo).

Una buena estructura de controles nos advierten con suficiente antelación de que estamos a punto de salirnos de nuestro camino y nos asiste en las medidas correctivas necesarias para volver a nuestro curso.

Si esta interrelación entre procedimientos y controles funciona adecuadamente, en principio no tendríamos que estar pendientes de todos los vehículos transitando por la carretera, sino más bien sólo los que por alguna razón están a punto de salirse o se han salido de ésta.

Mientras más exactos sean estos controles, con más tiempo podremos percatarnos de algún desvío y corregirlo a tiempo. Así mismo, mientras más dinámicos estos sean, a través de métodos de evaluación y corrección, podremos evitar cada vez más desvíos innecesarios, convirtiendo a nuestra empresa en un flujo de vehículos que siempre siguen el curso establecido.

Existe un espectro de posibilidades al momento de establecer nuestra estructura de controles. En un extremo está el abuso de los mismos (demasiados y repetitivos), lo que convierte a nuestra empresa en una tortuga compitiendo en una carrera de obstáculos, lenta e ineficiente, en donde nadie se siente con capacidad para tomar decisiones por la cantidad de barreras en el camino (y posibles represalias por cometer errores).

En el otro extremo tenemos una estructura demasiado flexible y carente de controles, en donde la velocidad resulta en constantes accidentes, los cuales implican que la gerencia debe concentrarse en cómo repararlos, lo cual resulta costoso e improductivo.

Por esta razón es que nuestra estructura debe ser un punto intermedio el cual se crea a través de un balance claro entre procedimientos y controles; un balance que permita la fluidez y al mismo tiempo nos advierta de posibles errores. Pero ¿por qué es tan importante evitar estos errores? - La respuesta es simple, los errores (desvíos) cuestan dinero. Dado que el propósito por el cual estamos en el negocio(cualquiera que éste sea) es para hacer dinero, es razón suficiente para que la función de nuestra estructura de controles sea precisamente la de evitar pérdidas monetarias que resulten por desvíos inadvertidos.

Si usted mantiene esta perspectiva en mente, al momento de establecer los controles en su empresa tendrá mayores posibilidades de crear una estructura lo suficientemente dinámica como para asegurar la productividad y lo suficientemente segura como para evitar accidentes.