Documentos digitales y firmas electrónicas, ¿tienen validez en mi negocio?

Con todo el tema de la cuarta Revolución Industrial, y cómo las empresas, desde micro hasta grandes deben adaptarse y reformar su negocio, existe una pequeña laguna de conocimiento entre la teoría y la realidad, en el sentido de que la mayoría, por más que quisiera hacerlo, no tiene idea siquiera de qué comprende la digitalización, y no puede armar una estrategia definida para implementar estos cambios.

Ahora, si bien es cierto que parte de la transformación digital de un negocio incluye la utilización, por ejemplo, de redes sociales para venta de productos y servicios, y plataformas para conferencias y comunicación, debe involucrar otros elementos que podrían ser un poco más complejos para algunos. Para hacer más eficiente un negocio se requiere también establecer un objetivo de automatización de procesos, y a su vez el manejo digital de su operativa interna y hacia sus clientes. Esto, por supuesto, incluye la eliminación física de solicitudes, formularios, contratos, entre otros documentos, que pueden ser gestionados a través de alguna plataforma segura, inmutable y trazable, que además permita la firma de estos, sin requerir una firma hológrafa.

Bancos, seguros, y financieras, por mencionar algunos, requieren muchas veces el llenado de formularios cada vez que un cliente solicita un producto, aun manteniendo ya en expedientes la misma información. Pese a que pudieran haber algunas limitantes establecidas por el regulador, lo cierto es que en muchas ocasiones a pesar de que exista permisividad de digitalizar el proceso, muchas no confían en la seguridad y/o legalidad para llegar a ello, sobre todo por la costumbre de sentir que de la manera tradicional funciona lo suficientemente bien para cambiar.

Es importante conocer que la Ley 51 de 2008 inicia estableciendo parámetros de legalidad en los documentos electrónicos, así como la creación de la firma electrónica calificada, y que posteriormente fue modificada por la Ley 82 de 2012. Dentro de la validez de las firmas electrónicas y documentos digitales es importante aclarar que en el sector privado se pueden utilizar los mecanismos que estén disponibles en el mercado que puedan generar las evidencias probatorias necesarias para confirmar la identificación de las partes, así como su contenido, comprobando también el consentimiento, el objeto y la causa, y siempre que la misma sea inalterable. Leyes como la 83 de 2012 y la 144 de 2020 establecen que los funcionarios sí deben utilizar la firma electrónica calificada, emitida por el Registro Público, como medio de sustitución de firma hológrafa en papel.

El uso de algunas tecnologías como la identificación biométrica facial, dactilar, preguntas de seguridad, blockchain, DLT, siempre dentro del marco de la protección de datos personales, utilizando las plataformas y herramientas adecuadas con tecnología accesible para todos, son factibles para la implementación de expedientes y firmas digitales simples, y que permitirán proveer elementos probatorios y validez a los documentos digitales en su negocio, implementar inclusive una atención 24/7, un mejor control de estadísticas y seguimiento, y la mejor utilización de sus recursos.