De registros contables y agentes residentes

Mediante reciente Decreto Ejecutivo No. 258 de 13 de septiembre de 2018, se ha reglamentado la Ley 52 de 27 de octubre de 2016, que establece la obligación de mantener registros contables y documentación de respaldo para las sociedades y fundaciones de interés privado, aunque las mismas no realicen operaciones que se perfeccionen, ni se consuman ni surtan sus efectos en la República de Panamá; es decir, que realizan solo operaciones exteriores, foráneas o extraterritoriales. Las que sí realizan transacciones locales, son cubiertas por el Código de Comercio y legislación general aplicable al régimen de contabilidad interna panameño.

Este nuevo Decreto deja claro que sigue las directrices del Foro Global de la OCDE sobre Transparencia e Intercambio de Información, fiel con las bases del estándar internacional de intercambio de información a requerimiento para fines fiscales, cuya última enmienda fue en el 2016, teniendo que cuenta que Panamá es signatario de la Convención Multilateral de Asistencia Mutua Administrativa en Materia Fiscal.

Con esta normativa, se interpreta que los registros contables deberán ser proporcionados en la siguiente forma:

Cuando se trate de personas jurídicas que no realicen actos de comercio y que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, cualquiera sea su clase (muebles, inmuebles, intangibles, derechos), deberán proporcionar información que demuestre el valor de los activos que se mantienen y los ingresos (si los hubiere) que se perciban de dichos activos;

Cuando se trate de personas jurídicas que sí realicen actos de comercio (compraventa en general, banca, operaciones con documentos negociables, cualesquiera negocios marítimos, y de actos de naturaleza análoga, conforme enumera el artículo 2 del Código de Comercio) deberán proporcionar un Diario y un Mayor. Se exceptúa de este requerimiento cuando se trate de actos de compraventa especulativa de valores, en cuyo caso el Estado de Cuenta del custodio o Balance General de la compañía suplirá el Diario y el Mayor.

La idea es que todo Agente Residente pueda tener a la mano datos que indiquen las operaciones comerciales, sus activos, pasivos y patrimonio, permitiendo determinar la situación financiera de la entidad, para poder preparar los Estados Financieros. Como resumen a todo lo normado, en nuestro despacho de abogados guiamos al cliente (o le hacemos el trabajo con nuestros contadores) para llenar electrónicamente un Diario y un Mayor, y formalizar un Estado Financiero de Situación (Balance General) una vez terminado cada período anual contable, lo cual estará archivado y listo para ser entregado a la autoridad que lo requiera.

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